Das HinSchG verlangt weder eine Ombudsperson noch eine bestimmte Software [1]. Es verlangt eine interne Meldestelle mit Meldekanälen (§ 12, § 16). Die Meldestelle können eigene Beschäftigte sein oder ein Dritter, etwa eine Ombudsperson (§ 14 Abs. 1). Ein Hinweisgebersystem ist der Kanal, über den Meldungen bei ihr ankommen.

Keine Rechtsberatung

Dieser Artikel informiert allgemein. Stand ist das HinSchG in der Fassung vom 25. September 2026 [1].

Wer welche Aufgabe übernimmt

Ombudsperson und Hinweisgebersystem im Zusammenspiel: Die hinweisgebende Person meldet über das Hinweisgebersystem, den Kanal in Textform, der die Fristen zählt. Die Meldung erreicht die interne Meldestelle, eigene Beschäftigte oder eine Ombudsperson, unabhängig und fachkundig nach § 15. Den Verstoß stellt der Beschäftigungsgeber ab; er bleibt nach § 14 Abs. 1 immer verantwortlich. Telefon und Treffen organisiert die Meldestelle. Ombudsperson und Hinweisgebersystem im Zusammenspiel: Die hinweisgebende Person meldet über das Hinweisgebersystem, den Kanal in Textform, der die Fristen zählt. Die Meldung erreicht die interne Meldestelle, eigene Beschäftigte oder eine Ombudsperson, unabhängig und fachkundig nach § 15. Den Verstoß stellt der Beschäftigungsgeber ab; er bleibt nach § 14 Abs. 1 immer verantwortlich. Telefon und Treffen organisiert die Meldestelle.
Das System trägt den Kanal, die Meldestelle die Entscheidung, der Arbeitgeber die Abhilfe.
Aufgabe Software Menschen
Meldungen in Textform annehmen (§ 16 Abs. 3) ja nein
Mündliche Meldungen, auf Wunsch ein Treffen (§ 16 Abs. 3) nein ja
Zugriff nur für Zuständige (§ 16 Abs. 2) Rollen und Rechte wer zuständig ist
Eingang in 7 Tagen bestätigen, nach 3 Monaten zurückmelden (§ 17) zählt die Fristen schreibt die Antwort
Stichhaltigkeit prüfen, Folgemaßnahmen (§ 17 Abs. 1, § 18) dokumentiert entscheidet und handelt
Unabhängig und fachkundig sein (§ 15) nein ja
Den Verstoß abstellen (§ 14 Abs. 1) nein der Beschäftigungsgeber, immer

Drei Modelle

Modell Passt, wenn Zu beachten
Eigene Beschäftigte als Meldestelle es Personen ohne Interessenkonflikt gibt Fachkunde sicherstellen (§ 15 Abs. 2)
Externe Ombudsperson als Meldestelle intern niemand unabhängig genug ist Abhilfe bleibt beim Beschäftigungsgeber (§ 14 Abs. 1)
Ombudsperson arbeitet mit Ihrem System Sie Daten und Kanal selbst halten wollen Zugriff der Ombudsperson über Rollen regeln

Manche Anbieter bündeln beides: Bei WhistlePort prüfen und bearbeiten in Paket 3 Rechtsanwälte die Meldungen, für 79 € im Monat zzgl. MwSt. zusätzlich zur Plattform [3]. Verarbeitet ein Dritter die Meldungen in Ihrem Auftrag, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO [2].

Eine Ombudsperson, mehrere Unternehmen

Eine Ombudsperson betreut oft mehrere Mandanten. OpenWhistle trennt sie in einer Installation: Jede Organisation hat eigene Meldungen, Kategorien und Konten und einen eigenen Meldelink [4]. Wie das eingerichtet wird, zeigt Multi-Tenancy. Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten dürfen sich zudem eine Meldestelle teilen (§ 14 Abs. 2).

Der Kanal für Ihre Meldestelle

OpenWhistle ist kostenlos und quelloffen. Ob Ihre Beschäftigten oder eine Ombudsperson die Fälle bearbeiten, entscheiden Sie über Rollen.

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Weitere Ressourcen: Wann brauche ich ein Hinweisgebersystem? · HinSchG-Compliance-Leitfaden · Hinweisgebersystem-Anbieter im Vergleich

Quellen

  1. Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), zuletzt geändert am 25. September 2026, gesetze-im-internet.de. Abgerufen am 27. Oktober 2026.
  2. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), EUR-Lex. Abgerufen am 27. Oktober 2026.
  3. WhistlePort, Preise: Paket 3. Abgerufen am 27. Oktober 2026.
  4. OpenWhistle 2.4.0, Quellcode: Organisationen und Rollen. Abgerufen am 27. Oktober 2026.